Tips Menghadapi Tanya Jawab Dalam Presentasi

Tanya jawab adalah satu sesi yang hampir selalu ada dalam presentasi.

Tanya jawab di maksudkan untuk membantu audiens lebih memahami pesan yang kita sampaikan. Namun sering kali sesi tanya jawab membuat kita takut.

Takut tidak bisa menjawab pertanyaan dan takut tidak bisa memberikan jawaban yang maksimal.

Bagi presenter yang tidak melakukan persiapan sangat wajar apabila mengalami ketakutan. Karena mereka tahu mereka tidak siap untuk hal tersebut. Tapi bagi mereka yang benar-benar siap tidak perlu ada yang ditakutkan.

Manfaat sesi tanya jawab

Jika ada presenter yang menghindar dari sesi tanya jawab maka dia akan kehilangan peluang menjadi presenter yang lebih baik. Ketahuilah ada banyak manfaat yang akan kita peroleh dalam sesi tanya jawab.

Seperti yang disampaikan oleh Rhonda Abrams dalam bukunya Winning Presentation In A Day tanya jawab memiliki manfaat yang besar untuk presenter.

1. Memungkinkan kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas.
2. Menyediakan kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan audiens.
3. Membantu kita mengukur pemahaman audiens.
4. Memberikan umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang.

Supaya Anda tidak terjebak dalam kondisi yang buruk dalam sesi tanya jawab, lakukan persiapan presentasi dengan baik.

Baca: 7 Cara efektif mempersiapkan presentasi yang baik

Ciptakan Batas yang Jelas

Dalam banyak presentasi saya sering melihat dari bangku audiens tiba-tiba ada audiens yang memotong pembicaraan presenter untuk mengajukan pertanyaan.

Ketika pertanyaan audiens tersebut ditanggapi presenter, tidak jarang pertanyaan susulan muncul, bisa dari penanya itu sendiri bisa juga dari audiens lain.

Ketika itu terjadi alur presentasi menjadi terganggu, konsentrasi audiens memudar dan waktu presentasi sering memanjang.

Hal-hal semacam itu bisa saja terjadi pada presentasi Anda. karena itulah Anda harus mengantisipasinya. Anda harus mempersiapkan batas yang jelas antara tanya jawab dan presentasi yang Anda lakukan.

Saran saya selesaikan terlebih dahulu presentasi Anda dengan lengkap sampai Anda menutup presentasi.

Dengan begitu alur presentasi Anda tidak akan terganggu, konsentrasi Anda tetap terjaga dan semua skenario cerita yang sudah Anda siapkan bisa berjalan dengan baik.

Dalam sesi tanya jawab kita juga perlu menentukan batasan waktu dan pertanyaan. Jangan menimbulkan kesan bahwa waktu yang Anda berikan tidak terbatas. Ini penting karena menjadikan sesi tanya jawab lebih efektif dan efisien.

Ini idealnya sebuah sesi tanya jawab di lakukan. Namun dalam keadaan tertentu setiap kondisi bisa berbeda. Kalau memang tanya jawab tidak bisa Anda pisahkan dalam sesi presentasi, usahakan Anda sudah mengatur waktu kapan audiens bisa mengajukan pertanyaan.

Atur juga jumlah pertanyaan yang boleh diajukan. Ini harus sudah jadi bagian dari persiapan. Dengan begitu tanya jawab tidak akan mengganggu jalannya presentasi yang Anda lakukan.

Hal-hal yang harus dihindari

Untuk menjaga kredibilitas dan kepercayaan audiens terhadap diri kita sebagai presenter ada beberapa sikap atau tindakan yang perlu kita hindari. Sikap dan tindakan itu adalah menyela penanya, memalingkan perhatian, tidak memberikan jawaban dan memberikan jawaban yang tidak sesuai.

1.    Memalingkan perhatian

Dalam presentasi kontak mata tidak bisa ditinggalkan, demikian juga saat sesi tanya jawab. Ketika audiens bertanya pastikan Anda memperhatikannya. Jangan pernah Anda palingkan tatapan Anda pada hal lain.

Selain memperhatikan Anda juga harus menyimak pertanyaan tersebut dengan baik. Karena perhatian tanpa didukung menyimak, sama juga bohong. Kemudian ketika Anda mulai menjawab pertanyaan, segera putuskan perhatian Anda dari si penanya dan tujukan tanggapan Anda kepada seluruh audiens.

2.    Tidak memberikan jawaban

Satu hal yang cukup mengecewakan bagi audiens, apabila pertanyaan yang diajukan tidak mendapat jawaban. Apapun alasannya, sebagai presenter kita harus menjawab pertanyaan audiens.

Saya pernah mengalami hal semacam ini ketika menjadi peserta dalam sebuah seminar. Pertanyaan yang susah payah saya siapkan tidak mendapat respon apapun dari presenter. Saya tidak tahu apa alasannya, karena memang tidak ada penjelasan apapun. Ini membuat saya kecewa dan membuat saya menyesal mengikuti seminar tersebut.

Bagaimana kalau lupa? lupa memang bisa, tapi sebagai presenter yang kredibel harusnya dapat menyiasatinya. Untuk menghindari lupa kita dapat mencatat semua pertanyaan dan memberikan contreng atau memberikan tanda setelah pertanyaan satu selesai dijawab.

3.    Memberikan jawaban yang tidak sesuai

Alih-alih menutupi rasa malu atau gengsi karena tidak bisa menjawab pertanyaan audiens, ada presenter yang senang memaksakan diri untuk memberikan jawaban. Hasilnya jawaban yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan audiens.

Melakukan hal ini, sama saja menggali lubang kubur sendiri. Ini jelas salah. Kalau memang tidak bisa menjawab, tidak perlu memaksakan diri untuk menjawab. Jika memang tidak bisa menjawab, tidak tahu jawabannya katakan saja bahwa kita tidak mengetahui jawabannya.

3 Langkah Menanggapi Pertanyaan

Supaya Anda dapat memberikan jawaban yang efektif kepada audiens inilah tiga langkah yang perlu Anda lakukan.

1.    Mendengarkan

Dengarkan pertanyaan audiens dengan seksama dan penuh perhatian. Dengan begitu Anda akan mudah memahami maksud dari pertanyaan. Ini akan menjadi modal untuk memberikan jawaban terbaik atas pertanyaan yang diajukan.

2.    Jeda sejenak untuk berpikir

Ambil jeda dan pikirkan bagaimana cara terbaik untuk menjawab pertanyaan. Ambil waktu beberapa detik untuk menyusun tanggapan Anda. Ini memberikan lebih banyak kesempatan kepada Anda untuk menyiapkan jawaban yang terbaik. Audiens akan dengan mudah menerima jeda sebentar sebelum Anda memberikan tanggapan.

3.    Jawab pertanyaan dengan tepat

Berikan jawaban yang tepat dan ringkas jika waktunya terbatas, perluas jawaban jika waktunya cukup longgar. Berpikirlah dengan cermat, pikirkan tanggapan terbaik. Sesudah menyampaikan, segeralah beralih pada pertanyaan selanjutnya

Mengatasi Masalah Dalam Tanya Jawab

Dalam sesi tanya jawab terkadang kita sebagai presenter menghadapi masalah terkait dengan pertanyaan yang disampaikan audiens.Berikut adalah beberapa masalah umum yang sering dihadapi presenter dan cara mengatasinya.

1. Tidak bisa menjawab pertanyaan audiens

Tidak ada presenter yang bisa memprediksikan secara tepat 100% pertanyaan yang akan muncul dari audiens. Dalam keadaan tertentu sangat mungkin ada audiens yang memberikan pertanyaan yang ternyata Anda tidak tahu jawabannya. Jika Anda dalam keadaan seperti ini jangan bersikap seolah-olah Anda tahu jawabannya. Karena sesungguhnya itu akan merugikan Anda.

Cara mengatasinya:

Katakan pada audiens Anda belum mengetahui jawaban dari pertanyaannya. Namun lakukan ini dengan cara yang tepat. Misalnya dengan mengatakan “Terima kasih atas pertanyaan yang Anda ajukan, namun saat ini saya belum bisa memberikan jawaban, karena saya belum mengetahui jawaban untuk pertanyaan Anda. Saya butuh kajian yang lebih mendalam untuk menjawab pertanyaan tersebut. Silakan Anda catat pertanyaan Anda, kemudian silakan emailkan ke email pribadi saya, supaya nanti bisa saya pelajari, sehingga di lain kesempatan saya bisa memberikan jawaban yang tepat”.

Atau Anda juga bisa menyiasatinya dengan cara lain, yaitu dengan mengajak audiens berdiskusi untuk menjawab pertanyaan tersebut. Anda bisa mengatakan seperti ini “Baik saudara sekalian, sebuah pertanyaan menarik telah disampaikan oleh teman kita. Karena saya pribadi belum pernah mengalami situasi seperti yang ditanyakan oleh teman kita, maka saya ingin mengajak Anda semua berdiskusi tentang hal tersebut. Bagi teman-teman yang ingin berbagai pendapat, saya persilakan”.

Dua cara di atas bisa menjadi alternatif untuk menyiasati apabila kita tidak bisa menjawab pertanyaan dari audiens. Anda bisa memilih alternatif yang paling sesuai, yang penting jangan sampai Anda tidak memberikan tanggapan apa-apa kepada audiens.

2. Pertanyaan audiens tidak sesuai dengan topik

Dalam sesi tanya jawab terkadang ada audiens yang bertanya tapi tidak sesuai dengan topik yang disampaikan. Anda bisa mengabaikan pertanyaan ini, tapi ini akan mengecewakan buat audiens. Untuk itu Anda perlu mengatasi hal ini dengan cerdas.

Cara Mengatasinya:

Sebelumnya katakan bahwa pertanyaan yang disampaikan sebenarnya di luar wilayah bahasan prsentasi Anda. Kemudian katakan kepada penanya, jika masih ada waktu jawaban akan diberikan terakhir setelah pertanyaan-pertanyaan yang lain ditanggapi. Tapi misalnya tidak ada waktu, silahkan katakan kepada audiens yang bertanya dengan kalimat begini “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tapi sepertinya pertanyaan Anda diluar topik yang saya sampaikan, maka saya akan memberikan jawaban pada kesempatan lain”.

3. Audiens tidak bertanya malah bercerita

Hal ini juga sering terjadi dalam tanya jawab, di mana ketika bertanya audiens bercerita dan tak kunjung memberikan sebuah pertanyaan.

Cara mengatasinya:

Segera setelah jeda, sampaikan kepada audiens untuk fokus pada inti pertanyaan. Dalam hal ini saya sarankan Anda sangat hati-hati, gunakan bahasa yang sopan sehingga audiens tetap merasa dihargai. Kalau memang mereka tidak ada pertanyaan, segera ucapkan terima kasih atas komentar yang mereka berikan.

Demikianlah tips dalam menghadapi sesi tanya jawab pada saat presentasi. Lakukan tips ini dengan baik, maka Anda akan mampu menghadapi setiap sesi tanya jawab dengan baik, tanpa harus takut tidak bisa menjawab pertanyaan yang diberikan audiens.

Setiap sesi tanya jawab itu bisa menjadi sulit dan mudah, semua tergantung dari persiapan awal yang dilakukan. Jika persiapannya baik, maka peluang sukses dalam sesi tanya jawab akan jauh lebih besar.

Bagaimana menurut Anda?

Photo Credit: Vancouver Film School